A hiányszakmákban továbbra is szükség van külföldi munkavállalókra a termelési szint fenntartásához és ezzel a magyar munkahelyek megőrzéséhez. Ennek megfelelően egyre több hazai cég foglalkoztat távoli országokból (jellemzően Ázsiából) érkező kollégákat – hiszen erre a magyar jogszabályok könnyített feltételek mellett lehetőséget biztosítanak. Ráadásul ebben a legújabb technológiák is egyre nagyobb segítséget jelentenek: a WHC Csoport mesterséges intelligencián alapuló chatbot megoldást alkalmaz annak érdekében, hogy megkönnyítse a külföldi munkatársakkal folytatott kommunikációt, beilleszkedésüket és mindennapi életüket.

A távoli, harmadik országból érkező külföldiek foglalkoztatását a 407/2021. (VII. 8.) kormányrendelet teszi lehetővé, melynek értelmében a hazai minősített HR-szolgáltatók – így a WHC Csoport is – már 15 távoli, nem EU-tagország (harmadik ország) állampolgárait foglalkoztathatják Magyarországon a meghatározott hiányszakmákban speciális, egyszerűsített foglalkoztatási szabályok keretében.

Eltérő kommunikációs igények

Az ázsiai országokból, például a Fülöp-szigetekről, Indonéziából, vagy a Kazah Köztársaságból érkező külföldi munkavállalók foglalkoztatása azonban újfajta kihívásokat is támaszt a foglalkoztatók felé. A külföldieknek egy számukra idegen országban, a sajátjuktól eltérő kulturális és nyelvi közegben kell boldogulniuk.

„A távoli országokból érkező munkavállalóknak folyamatos kapcsolattartásra, kommunikációra van szükségük ahhoz, hogy mindennapjaikban boldoguljanak – legyen szó munkaviszonnyal kapcsolatos kérdésekről, a szabadidő eltöltéséről, vagy akár a napi bevásárlásról. Ez gyakorlatilag egy 0-24 órás rendelkezésre állást igényel, melyet a WHC Csoport biztosít partnereinek és ebben már a legújabb technológiát is bevetjük: könnyen kezelhető chatbotot fejlesztettünk a ChatBoss Teammel közösen, melyet az aktív munkavállalók Viber felületen tudnak használni” – hívja fel a figyelmet Szombathelyi Sebestyén, a WHC Csoport IT vezetője.

Újszerű kihívásra high-tech megoldás

A WHC Csoport már 2014 óta foglalkozik külföldi munkaerő kölcsönzésével, az évek során szerzett tapasztalatok alapján pedig az látszik, hogy a munkavállalóktól beérkező kérdések 90%-ban ismétlődnek és általános jellegűek. Ezek megválaszolására pedig ma már egy chatbot is képes, így a WHC Csoport – a már meglévő, toborzást segítő megoldása mellé – új bot kifejlesztése mellett döntött.

A fejlesztésben a ChatBoss Team csapata volt segítségükre, mely digitális chatbot-megoldásokat kínál a HR különböző területeinek, például a toborzás, a belső kommunikáció vagy az adminisztráció megkönnyítése céljából.

Bemutatjuk az új kollégát: íme, Jackie Chat!

A Jackie Chat-re keresztelt új chatbot két fő célt szolgál:

• Az egyik a külföldi kölcsönzött munkavállalókkal való mindennapi kommunikáció megkönnyítse, az ő elégedettségük növelése volt. A fejlesztők megtanították a chatbotot mindarra a tudásra, amivel a kölcsönzött állomány menedzselése tekintetében a WHC-s kollégák rendelkeznek. A chatbot a nap minden percében rendelkezésre áll, a munkavállalók így azonnali választ kapnak minden kérdésükre, méghozzá a közvetítő angol nyelven, vagy saját anyanyelvükön – könnyedén áthidalva így a nyelvi korlátok okozta nehézségeket is.
• A másik fő cél a WHC-s belső kollégák számára a munka-magánélet egyensúlyának erősítése volt. A bot segítségével ugyanis már nincs szükség a folyamatos személyes rendelkezésre állásra, hiszen a gyakori kérdések megválaszolásában, a mindennapi segítségnyújtásban Jackie Chat-re tudnak támaszkodni.

„Az új chatbot fejlesztése során számos szempontot figyelembe vettünk. Ezek közül különösen fontos volt, hogy a felület, amelyen a bot működik, könnyen elérhető legyen a munkavállalók számára, használata egyértelmű és felhasználóbarát, a regisztráció és a beazonosítás pedig egyszerű és gyors legyen. Fontos tényező volt még emellett az automatizálás és a testreszabhatóság – ide tartozik az értesítések beállítása, a válaszadások, és a riportok is” – avat be a chatbot fejlesztésének részleteibe Dömötör Péter, a ChatBoss Team társalapítója, ügyvezetője.

Jackie Chat mesterséges intelligencián alapul, amely a Viber felületén működik. Nem magától tanul, hanem a fejlesztők tanítják. Segítségével a WHC által foglalkoztatott külföldi munkavállalók nem csak munkaviszonyukkal kapcsolatos, hanem mindennapi életükhöz kapcsolódó kérdéseikre is válaszokat kaphatnak.

• Minden olyan ügyintézés itt történik, aminél a jogszabályok szerint nem elvárás az írásbeliség (például bérelőleg-igénylés, pótszabadság-igénylés, adatváltozás-bejelentés).
• A szabadidő eltöltésével kapcsolatos tippeket is kapnak a munkavállalók, melyhez támpont az adott WHC-iroda lokációja, vagy a távolról érkező munkavállalók esetében a szállás címe. Tehát a chatboton keresztül, GPS segítségével meg tudják találni például a legközelebbi boltot.
• A munkavállalók továbbá itt kapják meg a közérdekű közleményeket, tájékoztatásokat is.

 A nyelvi akadályok sokszor állnak a külföldi kollégák felvételének útjába, a chatbot pedig ezeket a korlátokat is segít ledönteni. A WHC külföldi, kölcsönzött munkavállalóit a Jackie Chat például angol, szerb, ukrán és orosz nyelven is képes segíteni, továbbá fejlesztés alatt van a chatbot indonéz nyelvváltozata is.

Digitalizációval nagymértékben egyszerűsíthetők a HR-folyamatok

A WHC folyamatosan keresi azokat a digitalizációs és automatizációs megoldásokat, melyek tovább optimalizálják a HR-folyamatokat és még kényelmesebbé teszik mind a belső kollégák, mind a külső, kölcsönzött munkavállalók, mind pedig a partnerek, ügyfelek számára a mindennapi kommunikációt és ügyintézést.

„Fontos látni, hogy a digitalizáció egy szükséges befektetés. A HR a változó munkaerőpiaci helyzetek, a külső, nem várt események (például koronavírus, háború, gazdasági válság) hatására mindennapi szervezési, humánpolitikai kérdéseket kezel prioritásként, hiszen azonnali megoldásra és reakciókra van szükség. A digitális megoldások éppen az ilyen váratlan helyzetek átlátható, egyszerű, gyors kezelésében tud segíteni. Mára, mondhatni, elengedhetetlenné vált a digitalizáció” – teszi hozzá Szabó Flóra, a WHC Csoport IT Senior Projektvezetője.

***